¿Qué gastos son deducibles en el IVA?

Cada vez que debemos realizar nuestra declaración de IVA, suelen aparecernos las mismas dudas. Una cuestión importante y que siempre genera consulta, es qué IVA puede deducirse.


En este artículo voy a tratar la deducibilidad del IVA soportado derivado de los gastos más comunes de un autónomo o de un empresario.

Una parte muy importante que debe conocer el autónomo o el empresario en el desarrollo de su actividad es qué gastos son fiscalmente deducibles en el Impuesto sobre el Valor Añadido.

En primer lugar hay que tener en cuenta que, en líneas generales, el IVA se calcula mediante la resta del IVA soportado al IVA devengado.

Para que un gasto sea deducible en IVA, debe cumplir tres requisitos básicos:

1.  Que  esté vinculado a la actividad. No están afectos directa y exclusivamente a la actividad aquellos bienes utilizados alternativa o simultáneamente en la actividad empresarial o pro­fesional y en otras actividades, ni los bienes o derechos que no figuren en la contabilidad o registros oficiales de la actividad, ni los bienes y derechos que no se integren en el patrimonio empresarial o profesional.

2.  Que estén justificado documentalmente. Son documentos justificativos del gasto:

• La factura original expedida por quien realice la entrega o preste el servicio, o en su nombre y por su cuenta, por su cliente o por un tercero.

• La factura original expedida por quien realice la entrega que dé lugar a una adquisi­ción intracomunitaria de bienes sujeta al impuesto, siempre que dicha adquisición esté debidamente consignada en la autoliquidación del IVA.

• En el caso de importaciones, el documento en el que conste la liquidación practicada por la Administración o, si se trata de operaciones asimiladas a las importaciones, la autoliquidación en la que se consigne el impuesto devengado con ocasión de su reali­zación.

• La factura original o el justificante contable de la operación expedido por quien realice la entrega de bienes o la prestación de servicios en los casos de inversión del sujeto pasivo y de operaciones con oro de inversión.

• El recibo original firmado por el titular de la explotación agrícola, forestal, ganadera o pesquera en caso de adquisiciones a sujetos pasivos acogidos al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca.

3.  Que estén registrado en la contabilidad del empresario o del autónomo.

Además, el empresario debe tener en cuenta que la deducción del IVA debe realizarse antes de que pasen cuatro años de la emisión de la factura, y que el IVA será deducible en la proporción que el gasto esté afecto a la actividad. Por tanto, si un gasto está imputado al 50% a la actividad, el IVA correspondiente solo será deducible al 50%.

La Normativa de la Ley del IVA en los artículos 92 a 114 regula las condiciones de aplicación de las deducciones del IVA soportado o satisfecho en la adquisición, o importación, de bienes y de servicios

GASTOS DEDUCIBLES EN EL IVA

A continuación analizamos los gastos más frecuentes que son deducibles en IVA para los autónomos y empresarios:

• Consumos de explotación: Cuando el empresario o el autónomo compra los materiales para el desarrollo de su actividad, el IVA derivado de su adquisición es plenamente deducible en el IVA. También será deducible el IVA derivado de los gastos de transporte de las mercancías.
• Arrendamientos y cánones: Si se trata de alquileres sujetos a IVA, éste será deducible. Así, es deducible la cuota de IVA del local arrendado donde se desarrolla la actividad empresarial. En caso de un inmueble que se destina a vivienda y a despacho profesional, la cuota sopor­tada será deducible en la parte afectada a la actividad profesional, siendo un criterio razonable la deducción en proporción a los metros cuadrados destinados a la actividad respecto del total de metros del inmueble.
• Gastos de repostaje de combustible. La reciente consulta de la  Dirección General de Tributos de 18 de diciembre de 2012 (V2475/2012) cambia el criterio anterior respecto a los gastos derivados de consumo de combustible. Mantiene la referida consulta que el ejercicio del derecho a la deducción de las cuotas soportadas por la adquisición de combustible debe desvincularse del aplicable a la propia adquisición del vehículo. Las cuotas soportadas por la adquisición de combustible serán deducibles siempre que su consumo se afecte al desarrollo de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo y en la medida en que vaya a utilizarse previsiblemente en el desarrollo de dicha actividad económica. El grado de utilización deberá ser probado por el sujeto pasivo por cualquier medio de prueba admitido en derecho. Por tanto, cabe la deducción de los gastos de repostaje de combustible aunque el vehículo no esté afecto 100% a la actividad empresarial, si se prueba que el combustible se utiliza para fines propios de la actividad económica (ejemplo por visitar a un cliente).
• Reparaciones: El IVA de las reparaciones de bienes afectos a la actividad (como por ejemplo el local comercial o los vehículos de la empresa) son deducibles en IVA
• Servicios de profesionales independientes: en el desarrollo de la actividad es común que la empresa tenga que acudir a determinados profesionales, como abogados, procuradores, notarios o arquitectos, por lo que sus facturas de honorarios serán deducibles.
• Otros servicios exteriores: el IVA de este tipo de gasto es deducible en la medida en que lo sean los gastos. Entre los más habituales cabría destacar los suministros, la publicidad, el consumo de teléfono (fijo y móvil), Internet, ordenadores, fax, impresora, material de oficina…
• Tributos fiscalmente deducibles: estos tributos no suelen llevar IVA, no obstante, hay algunos precios públicos que si están sujetos a este impuesto. Tal es el caso del canon de recogida de residuos cuyo IVA sería deducible.
• Bienes de Inversión: el IVA de los bienes que por su naturaleza e importe deben amortizarse, también es deducible y el IVA es deducible en el periodo en que se realiza la compra del bien.
• Vehículos: Se presumen en general afectados al 50% al desarrollo de la actividad. Existe una presunción de afectación al 100% para determinados bienes: vehícu­los mixtos utilizados en el transporte de mercancías, los utilizados en el transporte de viajeros, en la prestación de servicios de enseñanza de conductores o pilotos, en pruebas, ensayos, demostraciones o promoción de ventas por sus fabricantes, en los desplazamientos profesionales de los representantes o agentes comerciales y en ser­vicios de vigilancia. Por tanto, la regla general es que es deducible el 50% de la cuota del IVA soportada por la adquisición de un vehículo automóvil, salvo que se pruebe una afectación mayor, o sea uno de las excepciones previstas para aplicar el 100% en virtud de la actividad desarrollada.
• Las muestras gratuitas y los objetos publicitarios de escaso valor y los bienes destinados exclusivamente a ser objeto de entrega o cesión de uso, directamente o mediante transformación, a título oneroso, que, en un momento posterior a su adquisición, se destinasen a atenciones a clientes, asalariados o terceras personas.
• Transporte de empleados. Podrá ser gasto deducible el transporte de empleados hasta la empresa cuando éste sea de obligado cumplimiento en virtud del Convenio Colectivo  o de otra norma jurídica de aplicación. Deberá tener carácter gratuito, y no podrá existir retención de parte del salario del trabajador por este concepto.
• Gastos de vestuario. Solo tendrán la consideración de gasto el vestuario profesional, tales como uniformes, batas o ropa con anagrama de la empresa, excluyéndose todos los demás (trajes, camisas, corbatas, zapatos…).

NO SON DEDUCIBLES EN EL IVA

• Servicios de desplazamiento o viajes, hostelería y restauración, salvo que tengan la consideración de gasto deducible a efectos del IRPF o del Impuesto sobre Sociedades. La sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Madrid, Sala de lo Contencioso-administrativo, Sección 5ª, Sentencia de 15 Feb. 2007, rec. 1555/2003 mantiene que “la recurrente no acredita, como le correspondía, respecto del concepto de gastos en atenciones a clientes, que los documentos aportados reúnan los requisitos que se exigen en las normas citadas, ni justifica que los gastos en comidas en restaurantes y regalos guarden relación con la obtención de los ingresos, teniendo en cuenta la actividad de la sociedad, sin que sea la Administración la que tiene la carga de la prueba de determinar los requisitos que faltan, sino que le corresponde probar a la recurrente que los gastos indicados reúnen todos los requisitos legales para la deducibilidad de los importes de I.V.A. soportado, pues no basta la simple acreditación de unos gastos, sino que es necesario la justificación de su vinculación con la actividad, sin que pueda presumirse, por la simple alegación de la demandante, que la actividad de administración de fincas requiere gastos en restaurantes con clientes o regalos.” Por su parte, el Tribunal Supremo, Sala Tercera, de lo Contencioso-administrativo, Sección 2ª, Sentencia de 7 Jul. 2010, rec. 2585/2005 mantiene que “El precepto legal es claro y terminante y obvia las intenciones de la empresa recurrente y la conveniencia o no para sus intereses de proceder a efectuar los gastos por los que soportan las cuotas que pretende deducir, negando tal deducibilidad cuando tales gastos son efectuados para obsequiar a clientes, asalariados o terceros, como es el caso de las cuotas indicadas: comidas, invitaciones a espectáculos deportivos, regalos, cacerías, etc. La exclusión del derecho a deducir tales cuotas en la Ley es, por tanto, clara, y ha de negarse su deducibilidad.” Para que sean admitidas como gastos deducibles de las cuotas del IVA deben obedecer a relaciones públicas con clientes o proveedores, deben ser utilizadas como medio de promoción de la actividad y deben estar correlacionadas con los ingresos.
• Alimentos, tabaco y bebidas o espectáculos o servicios de carácter recreativo.
• Joyas, alhajas, piedras preciosas, perlas y objetos elaborados con oro o platino. La propia Ley de IVA señala que se considerarán piedras preciosas el diamante, el rubí, el zafiro, la esmeralda, el aguamarina, el ópalo y la turquesa.
• Bienes o servicios destinados a atenciones a clientes, asalariados o a terceras per­sonas.
• Gastos financieros: por su naturaleza no llevan IVA.
• Primas de seguros: por su naturaleza no llevan IVA.
• Cuotas devengadas en otro país. Las cuotas del IVA soportadas por un empresario en un país distinto de España no son deducibles en nuestro país por no haberse devengado en el territorio de aplicación del impuesto. Para recupe­rar dichas cuotas deberá solicitarlo a las autoridades de ese país.
• Sueldos y Salarios y Seguridad Social: este tipo de gasto está exento de IVA, por lo que no es posible su deducción en IVA.

Existe una limitación general que establece que los empresarios o profesionales no podrán deducir las cuotas soportadas o satisfechas por las adquisiciones o importaciones de bienes o servicios que no se afecten directa y exclusivamente a su actividad empresarial o profesional. Se entiende que la afectación no es directa ni exclusiva cuando el bien se utiliza simultánea o alternativamente para la actividad y otras de naturaleza no empresarial o profesional o para necesidades privadas.

En este caso nos referimos a la regla de prorrata que explicare con más detalle en un próximo post.

Más información: Deducciones. Requisitos de deducibilidad

Fuente: DikèAbogados