Hasta entonces, la factura electrónica era un documento enviado mediante medios telemáticos y firmado de forma digital a través de un certificado reconocido por la Administración. La firma garantizaba la autenticidad del documento.
Ahora para que una factura electrónica sea válida debe cumplir los siguientes requisitos:
- Contener los datos del emisor y receptor, tener un número, fecha de expedición, describir los productos o servicios y desglosar el IVA.
- El cliente ha de dar explícitamente su consentimiento para recibir las facturas mediante el e-mail. En la autorización, que debe ser expresa y por escrito, debe indicarse la cuenta de envió y de recepción de los documentos, para evitar errores.
- Que se garantice la autenticidad del origen e integridad del mismo. Por ello, se acostumbra a utilizar el correo corporativo de la empresa y un formato PDF donde no se puede alterar el contenido. Se aceptan los formatos xml, pdf, html, gif, jpg. y puede remitirse por correo electrónico o mediante puesta a disposición del cliente en un sitio web para su posterior descarga e impresión, si se desea.
- Queda suprimido pues el requisito de la firma mediante certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria. Sin embargo, como en la factura en papel – donde el sello garantiza su validez- en la electrónica se incide en garantizar el origen y el contenido.
Por otra parte, el envío de facturas por correo electrónico sin cumplir los requisitos y procedimientos establecidos puede implicar sanciones para el expedidor y emisor de la factura. La Administración Tributaria podrá imponer multas equivalentes al 1% del importe de las facturas en las que se hubiera producido el incumplimiento. Dicho importe podría incrementarse gradualmente hasta el 2% cuando el volumen de las facturas enviadas superara el 20% del total de facturación.
Enlaces de Interés:
- Ministerio de Industria, Energía y Turismo
- La e-factura de la Agencia Tributaria
- Asociación Centro de Cooperación Interbancaria (CCI)
- Congreso de Factura Electrónica y Digitalización Certificada
- Northern European Subset
- UNeDocs Internacional document set
Más Información:
Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Real Decreto 1496/2012, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.
Fuente: Economía
Hola Lourdes, gracias por tu artículo, me encanta tu blog y te voy leyendo habitualmente. Al respecto de esta entrada tengo una duda, el Artículo 10 del RD de facturación indica que la autenticidad del origen y la integridad del contenido podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho, y en particular:
ResponderEliminar-Mediante el uso de la firma electrónica avanzada
-Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI)
-Mediante otros medios comunicados a la AEAT y validados por la misma
Del redactado yo entiendo que, para curarse en salud, lo mejor sería comunicar a la AEAT el medio escogido para asegurarnos que va a ser aceptado por la misma, porque ya me conozco yo la discrecionalidad que implica eso de "cualquier medio de prueba admitido en Derecho".
No obstante me ha llamado la atención (aunque no sé si lo he entendido bien) lo que comentas de la autenticidad del origen e integridad podría quedar garantizada con el uso del formato pdf y el uso del correo corporativo de la empresa. Así pues, yo podría escanear mi factura mediante el programa Acrobat y enviársela al cliente a través de mi correo electrónico siempre que el me autorize por escrito a hacerlo, y esa factura sería válida. Y todo esto sin comunicárselo previamente a la AEAT para que me valide previamente el metodo escogido. Si esto es así, simplificaría mucho el tema, pero sinceramente, lo veo demasiado sencillo.
Quedo a la espera de tus comentarios y muchas gracias por tus aportaciones que son siempre muy interesantes.
Alba.
Alba, es todo un halago para mi saber que resulta de tu interés mi blog, gracias.
ResponderEliminarRespecto a la duda que me comentas, según lo dispuesto una factura electrónica debe enviarse a través de medios telemáticos, por lo que el envío de facturas por correo electrónico es una posibilidad, siempre con el consentimiento expreso del destinatario. El consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio verbal o escrito (Orden EHA/962/2007).
Sin embargo, para que una factura pueda considerarse factura electrónica, debe incluir una firma electrónica reconocida. El envío por correo electrónico de una factura en un documento electrónico (PDF, Word, Excell, etc.) sin que incluyan firma electrónica reconocida, de acuerdo a la consulta vinculante a la AEAT nº V1595-05, no puede considerarse legalmente como factura electrónica, ya que este sistema no permite garantizar la autenticidad del origen y la integridad del contenido.
https://www.boe.es/diario_boe/txt.php?id=BOE-A-2007-7866
Espero haya sido de tu ayuda.
Saludos.
Hola Lourdes, muchas gracias por tu rápida respuesta. Ya me imaginaba que solo con escanear y listo no iba a ser suficiente. Gracias por la aclaración y saludos.
EliminarAlba.
Hola Lourdes,
ResponderEliminarme adhiero a las palabras de Alba.
Hoy debo de estar algo espeso. No me queda clara la respuesta a la pregunta que lidera este post.
¿es o no es válida la factura mandada por un simple correo electrónico aunque tengamos la autorización expresa del cliente ? A mí me parece que no pero ya no sé qué pensar. A mí me lo han hecho muchas veces, yo la imprimía y ya está, no se ve la diferencia. Pero legal me sigue sin parecer.
Un saludo
Angel, la Agencia Tributaria establece que las facturas pueden ser remitidos por cualquier medio y, en particular, por medios electrónicos siempre que el destinatario haya dado su consentimiento y los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.
ResponderEliminarLa autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.
Saludos.
Como bien dice Alba,
ResponderEliminarLos criterios son tres:
-Mediante el uso de la firma electrónica avanzada
-Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI)
-Mediante otros medios comunicados a la AEAT y validados por la misma
Si no usas uno de estos tres medios, Hacienda te levanta acta seguro.
Otra cosa es que, en la práctica, todos enviamos facturas y recibimos por e-mail y al imprimirlas nadie sabe si te han llegado en un sobre o han salido de tu impresora.
Un saludo,
Juan Francisco.
A ver si lo he entendido y mi resumen es correcto:
ResponderEliminar-Una factura enviada por correo electrónico sin firma reconocida no puede considerarse factura electrónica. Pero...
-Una factura (sin "apellido") puede enviarse como se quiera: entrega en mano, por correo certificado... o, si se quiere, y también vale, por email, y es válida en cualquiera de los casos.
O, dicho de otra forma: la factura no será propiamente una "Factura Elect´rónica" pero valdrá lo mismo
Juan Francisco, por una parte la nueva Regulación en materia de facturación y siguiendo la directiva 2010/45/UE establece que deja de ser obligatorio el requisito de la firma mediante certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria, pero por otra mantiene la exigencia de garantizar el origen y el contenido.
ResponderEliminarSegún lo dispuesto en el artículo 8
1. Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.
2. La autenticidad del origen de la factura, en papel o electrónica, garantizará la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura.
La integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, garantizará que el mismo no ha sido modificado.
3. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.
El artículo 10 del mismo Reglamento señala que:
1. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica podrán garantizarse por cualquiera de los medios señalados en el artículo 8.
Y que dicha autenticidad quedará garantizada por las tres formas que comentas.
Por un lado existe la no obligatoriedad de la firma electrónica y por otro lo dan como medio para garantizar la autenticidad.
Ante una acta, esta claro que el uso de la misma es siempre preferible, o bien las alternativas a la misma.
Un saludo.
La factura electrónica y la factura remitida por medios electrónicos es lo mismo: un único documento que debe sujetarse a una misma legislación y que tan solo se diferencia de una factura impresa en la forma de garantizar su autenticidad.
ResponderEliminarLa posibilidad de utilizar cualquier medio de prueba admitido en Derecho para garantizar la autenticidad y la integridad resulta en una enorme novedad en materia de factura electrónica, sin embargo, es posible que tengamos que asimilar esta posibilidad con una cierta precaución, por cuanto si no utilizados firma electrónica avanzada, ni EDI ni medios validados por la AEAT, sino que “esperamos” a que ésta nos lo requiera para mostrar y demostrar las (repetidas) autenticidad e integridad…, podemos encontrarnos con una sorpresa.
Saludos.
Buenos días, soy informático y desde mi punto de vista este artículo presta un poco a confusión. Yo lo veo desde la vertiente técnica y debo decir que no estoy al dia de las últimas leyes o normativas al respecto..
ResponderEliminarTe expongo mi opinión que puede estar equivocada:
Factura NO electrónica
Si yo emito una factura normal (no electrónica) tengo varias opciones para mandarla.
- Una es imprimirla y mandarla por correo ordinario.
- Otra es generar un pdf y adjuntarlo en un correo electrónico.
De cualquier modo nunca será una factura electrónica aunque la haya mandado por medios electrónicos.
Factura eletrónica
Si yo quiero emitir una factura electrónica, tengo que firmarla con un certificado válido y una vez ejecutado este paso puedo mandarla de varias maneras:
- Enviar la factura firmada por correo electrónico
- Poner a disposición del client una página web desde donde pueda descargarse la factura
- Imprimir la factura, junto con el certificado que puede imprimirse en un código de barras de dos dimensiones (PDF 417) y mandarla impresa.
La mande como la mande siempre será una factura electrónica si pongo a disposición del receptor los medios para comprobar que la firma de la factura es correcta lo que le garantiza que ha recibido la factura tal como se emitió, sin ningún tipo de modificación.
Por tanto entiendo que ahora es válido enviar una factura "normal" por correo electrónico pero esto no implica que se considere una facura electrónica.
Muchas gracias.
Xavier, el propio preámbulo de la Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas, contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (BOE del 14), dice literalmente:
Eliminar“La generalización del uso de las telecomunicaciones y del correo electrónico para la remisión de todo tipo de mensajes, incluidos entre ellos el envío de las facturas o documentos sustitutivos, hace necesario aclarar la validez legal de los remitidos en formato electrónico al destinatario, debiendo aceptarse esta práctica como válida en la medida que, como ya se ha indicado, incorpore medios que garanticen la autenticidad de su origen y la integridad de los documentos así remitidos.”
Podemos afirmar por lo tanto que el mero hecho de enviar facturas por correo electrónico sin ningún medio que garantice los requisitos exigidos en el régimen de facturación telemática (autenticidad e integridad), no es válido a efectos fiscales.
Para poder utilizar el correo como medio de transmisión de la factura con validez a efectos fiscales, se tendrían que dar las siguientes circunstancias:
- En primer lugar, disponer del consentimiento expreso del destinatario (verbal o escrito) (mejor escrito que verbal) para poder hacerlo.
- Utilizar una herramienta que le haga cumplir con los mencionados requisitos, que bien podría ser firmando electrónicamente la factura que se enviaría como anexo al e-mail, o bien, firmando electrónicamente el propio correo. Este último caso obligaría a tener que conservar el propio correo con su factura anexada en lugar de la propia factura.
- En el momento de firmar la factura o el correo, habría que incorporar un sello de tiempo de la entidad expedidora del certificado utilizado en la firma que acredite la validez de dicho certificado. De esta manera, el destinatario no quedará obligado a verificar su validez por acceso y consulta de las listas de certificados revocados llevada por la entidad prestadora de los servicios de certificación, aunque sí que debe verificar la firma del sello.
De no incorporar el anterior sello, el expedidor podría igualmente enviar la factura firmada sin dicho requisito, pero tendría que poner a disposición del destinatario de la misma el correspondiente mecanismo de verificación y de validación del certificado electrónico utilizado en el momento de la firma.
Espero haber podido aclarar tus dudas.
Un saludo,
Mi opinión personal sobre el tema:
EliminarOpción A
Enviar una factura electrónica con todos los requisitos descritos. Entiendo que es válida su conservación en formato digital
Opción B
Limitarnos a enviar el documento en formato digital, por ejemplo en PDF (hoja de cálculo, procesador de textos serían opciones nada recomendables dado su fácil modificación). Nuestro cliente imprime en destino la factura y la conservar en papel. No es válida conservarla en formato digital.
Mi opinion personal. Ya comentada por otros intervinientes
EliminarSi deseo una factura electrónica, se la solicito al emisor de la factura, y cumplidos los requisitos puedo archivarla electronicamente, en formato digital.
Si deseo una factura en papel, me la pueden enviar en pdf, ( o cualquier otro formato), la imprimo , y la archivo en papel. No es factura electronica . Es como si me la hubieran mandado por correo convencional. La normativa de e-factura no le afecta para nada.
Mi opinion personal. ya comentada.
ResponderEliminarNo entiendo porque han liado tanto la cosa los ¨legisladores". Por qué exigir tantas medidas de autenticidad a una factura remitida por un simple fichero. ?porque se puede modificar ? Que sentido tiene modificar una factura de un proveedor ? acaso vas a modificarla y pagar de menos, o quiza pagar de más ? y el provvedor tan contento ?. Una factura es papel es de lo más facil de modificar , en un ratillo con tu ordenador , haces las facturas que quieras, como si te las hubieran enviado por correo postal . Colocando membrete, etc. como si fuera la original.... Loq ue da credibilidad a una factura es que tu proeveedor la ha cobrado y tu la has pagado .